Inviter un utilisateur

Inviter un utilisateur donne à une personne l’accès à l’un de vos agents. Vous invitez les personnes par leur adresse email. Chacune reçoit une invitation en attente, qu’elle accepte dans la plateforme après s’être connectée. Elle devient alors membre de cet agent et peut l’utiliser dans l’application.

C’est différent de l’invitation d’un collaborateur de l’espace de travail : voir Inviter un administrateur pour donner accès à l’ensemble de l’espace de travail. Ici, vous accordez l’accès à un seul agent, depuis la page Membres propre à cet agent.

Comment fonctionnent les membres d’un agent

Chaque agent possède sa propre liste de membres. Vous saisissez une ou plusieurs adresses email puis cliquez sur Inviter. Chaque personne reçoit une invitation en attente, listée sous Invitations en attente, sous la grille des membres. Si votre plateforme est configurée pour envoyer des emails, chaque personne reçoit son lien d’invitation par email. Sinon, copiez le lien et envoyez-le-lui vous-même. Elle se connecte avec le compte de votre organisation et accepte l’invitation sur la page d’accueil. Elle apparaît alors dans la grille des membres avec le rôle member. Vous pouvez supprimer une invitation en attente ou retirer un membre à tout moment.

Les rôles sont affichés mais ne se choisissent pas ici. La boîte de dialogue Inviter des utilisateurs ne demande que des adresses email ; il n’y a pas de sélecteur de rôle. Les libellés de rôle sur les cartes (owner / admin / member) sont les noms de rôles intégrés à la plateforme.

Le parcours complet en un coup d’œil

La démonstration ci-dessous rejoue chaque étape dans l’interface réelle. Utilisez Précédent / Suivant pour avancer à votre rythme ; chaque étape met en valeur le bouton à cliquer et la zone à observer.

Étape par étape

1. Ouvrir l’agent

Dans Studio, ouvrez l’agent auquel vous voulez donner accès, depuis le groupe Agents de la barre latérale gauche ou depuis sa carte sur la vue d’ensemble de l’espace de travail.

2. Ouvrir la page Membres de l’agent

Sur la page de l’agent, cliquez sur Membres dans les actions en haut à droite (à côté de Application et Modifier). La page s’intitule Membres de votre agent, avec la description Invitez les personnes qui peuvent utiliser votre agent. Elle liste toutes les personnes qui y ont déjà accès, avec la carte Inviter des utilisateurs en fin de grille.

3. Ouvrir la boîte de dialogue Inviter des utilisateurs

La carte Inviter des utilisateurs indique Entrez l’adresse email des personnes qui doivent utiliser cet agent. Elles acceptent l’invitation après s’être connectées. Cliquez sur son bouton Inviter pour ouvrir la boîte de dialogue Inviter des utilisateurs.

4. Ajouter l’adresse email

1. Saisissez l’adresse de la personne dans le champ Adresse email (texte indicatif Entrez l’adresse email).
2. Cliquez sur Ajouter à côté du champ, ou appuyez sur Entrée. Cela met seulement l’adresse dans la liste : elle apparaît sous forme de puce sous le champ. Répétez pour inviter plusieurs personnes à la fois ; retirez une puce avec son ✕ si vous l’avez ajoutée par erreur.

Une adresse invalide affiche Email invalide, et une adresse déjà dans la liste affiche Email déjà ajouté.

5. Envoyer les invitations

Cliquez sur Inviter en bas de la boîte de dialogue. Elle se ferme et une notification People invited (en anglais dans l’interface) le confirme. Le bouton reste désactivé tant qu’aucune adresse n’est dans la liste. Une personne déjà membre, ou déjà invitée, est ignorée.

6. Suivre les invitations en attente

Chaque personne apparaît maintenant sous Invitations en attente, sous la grille des membres : Personnes invitées sur cet agent qui n’ont pas encore répondu. Chaque carte indique l’email et la date d’envoi (par exemple Invité il y a 2 minutes). Elles n’ont pas encore accès. La section vous le rappelle : Envoyez à chaque personne son lien d’invitation. Elle doit se connecter, ou s’inscrire, avec exactement l’adresse email affichée sur son invitation, sinon elle ne la verra pas.

Si votre plateforme envoie des emails, chaque personne a déjà reçu son lien, et la notification indique Invitations sent by email (en anglais dans l’interface). Sinon, ou pour renvoyer un lien, cliquez sur l’icône lien (Copier le lien d’invitation) d’une carte. Une notification Lien d’invitation copié le confirme. Envoyez le lien à cette personne : il ouvre la plateforme avec son email déjà rempli sur l’écran de connexion, où elle peut aussi s’inscrire si elle n’a pas encore de compte. Elle accepte ensuite l’invitation (voir Se connecter et accepter vos invitations).

7. Voir le nouveau membre

Dès qu’une personne accepte, son invitation quitte la liste en attente et elle apparaît dans la grille des membres avec son nom et le rôle member. Elle peut utiliser l’agent, et voit son espace de travail dans l’application. Si la personne refuse, l’invitation quitte simplement la liste en attente.

8. Supprimer une invitation ou retirer un membre

Pour annuler une invitation sans réponse, cliquez sur l’icône corbeille (Supprimer l’invitation) de sa carte. La boîte de dialogue Supprimer l’invitation ? prévient que la personne ne pourra plus l’accepter. Cliquez sur Confirmer.

Pour retirer une personne qui a déjà rejoint l’agent, cliquez sur l’icône corbeille de sa carte. Une boîte de dialogue de confirmation (Retirer nom ?) précise que le membre sera retiré de l’agent et que l’action est irréversible. Cliquez sur Retirer pour confirmer. Vous ne pouvez pas retirer le owner de l’agent ni vous-même.

Conseils

• Vérifiez chaque Adresse email avant de cliquer sur Inviter : l’invitation part exactement à ce que vous saisissez, et l’adresse doit correspondre au compte de l’organisation de la personne.
• Invitez plusieurs personnes en une fois en saisissant plusieurs puces email avant de cliquer sur Inviter.
• Les membres d’un agent n’ont accès qu’à cet agent. Pour donner accès à tout l’espace de travail, utilisez plutôt Inviter un administrateur.

Dépannage

• L’invitation reste en attente. La personne n’a pas encore accepté. Rappelez-lui de se connecter avec le compte de son organisation, avec l’email que vous avez invité, puis de cliquer sur Accepter sur la page d’accueil.
• La personne voit Pas encore d’accès. Elle s’est connectée avec un autre email que celui invité, ou son fournisseur d’identité ne l’a pas vérifié. Supprimez l’invitation et invitez l’adresse du compte de son organisation.
• J’ai invité la mauvaise adresse. Cliquez sur l’icône corbeille de cette invitation en attente et confirmez, puis invitez la bonne adresse email.
• La personne a refusé par erreur. Invitez-la à nouveau ; une nouvelle invitation en attente apparaît.
• Certaines cartes affichent Jamais connecté. Ces personnes ont reçu l’accès avant l’arrivée des invitations et ne se sont pas connectées depuis. Elles ont déjà accès et n’ont qu’à se connecter.
• Je ne peux pas retirer un membre. L’icône corbeille n’est pas disponible pour le owner de l’agent ni pour votre propre compte.
• Je ne vois pas le bouton Membres. Vous devez avoir un accès de gestion à l’agent ; demandez au owner de l’agent ou à un admin de l’espace de travail s’il n’est pas visible.