Inviter un administrateur

Inviter un administrateur donne à une personne l’accès pour gérer votre espace de travail avec vous. Vous invitez les personnes par leur adresse email. Chacune reçoit une invitation en attente, qu’elle accepte dans la plateforme après s’être connectée. L’accès commence quand elle accepte.

Les membres se gèrent depuis la page Membres, dans la barre latérale gauche de Studio. Les membres appartiennent à l’espace de travail : toutes les personnes qui le rejoignent peuvent travailler sur ses agents et ses ressources.

Comment fonctionnent les membres de l’espace de travail

Vous saisissez une ou plusieurs adresses email puis cliquez sur Inviter. Chaque personne reçoit une invitation en attente, listée sous Invitations en attente, sous la grille des membres. Si votre plateforme est configurée pour envoyer des emails, chaque personne reçoit son lien d’invitation par email. Sinon, copiez le lien et envoyez-le-lui vous-même. Elle se connecte avec le compte de votre organisation et accepte l’invitation sur la page d’accueil. Elle apparaît alors dans la grille des membres comme Admin de l’espace de travail. Chaque carte porte un badge de rôle : Owner pour le propriétaire de l’espace de travail, Admin pour les personnes qui l’ont rejoint. Vous pouvez supprimer une invitation en attente ou retirer un membre à tout moment.

Les rôles sont affichés mais ne se choisissent pas ici. La boîte de dialogue Inviter des administrateurs ne demande que des adresses email ; il n’y a pas de sélecteur de rôle. Les libellés Owner / Admin sur les cartes sont les noms de rôles intégrés à la plateforme et restent en anglais dans toutes les langues.

Le parcours complet en un coup d’œil

La démonstration ci-dessous rejoue chaque étape dans l’interface réelle. Utilisez Précédent / Suivant pour avancer à votre rythme ; chaque étape met en valeur le bouton à cliquer et la zone à observer.

Étape par étape

1. Ouvrir Membres

Dans Studio, ouvrez la barre latérale de gauche et sélectionnez Membres (ou cliquez sur la carte Membres de la vue d’ensemble de l’espace de travail). La page s’intitule Membres de votre espace de travail, avec la description Invitez des membres dans votre espace de travail pour collaborer ensemble. Elle liste toutes les personnes qui y ont déjà accès. Utilisez le champ Rechercher par nom ou email… en haut à droite pour retrouver quelqu’un.

2. Ouvrir la boîte de dialogue Inviter des administrateurs

En fin de grille, la carte Inviter des administrateurs indique Entrez l’adresse email des personnes qui doivent gérer cet espace de travail. Elles acceptent l’invitation après s’être connectées. Cliquez sur son bouton Inviter pour ouvrir la boîte de dialogue Inviter des administrateurs.

3. Ajouter l’adresse email

1. Saisissez l’adresse de la personne dans le champ Adresse email (texte indicatif Entrez une adresse email).
2. Cliquez sur Ajouter à côté du champ, ou appuyez sur Entrée. Cela met seulement l’adresse dans la liste : elle apparaît sous forme de puce sous le champ. Répétez pour inviter plusieurs personnes à la fois ; retirez une puce avec son ✕ si vous l’avez ajoutée par erreur.

Une adresse invalide affiche Email invalide, et une adresse déjà dans la liste affiche Email déjà ajouté.

4. Envoyer les invitations

Cliquez sur Inviter en bas de la boîte de dialogue. Elle se ferme et une notification People invited (en anglais dans l’interface) le confirme. Le bouton reste désactivé tant qu’aucune adresse n’est dans la liste. Une personne déjà membre, ou déjà invitée, est ignorée.

5. Suivre les invitations en attente

Chaque personne apparaît maintenant sous Invitations en attente, sous la grille des membres : Personnes invitées sur ce projet qui n’ont pas encore répondu. Chaque carte indique l’email et la date d’envoi (par exemple Invité il y a 2 minutes). Elles n’ont pas encore accès. La section vous le rappelle : Envoyez à chaque personne son lien d’invitation. Elle doit se connecter, ou s’inscrire, avec exactement l’adresse email affichée sur son invitation, sinon elle ne la verra pas.

Si votre plateforme envoie des emails, chaque personne a déjà reçu son lien, et la notification indique Invitations sent by email (en anglais dans l’interface). Sinon, ou pour renvoyer un lien, cliquez sur l’icône lien (Copier le lien d’invitation) d’une carte. Une notification Lien d’invitation copié le confirme. Envoyez le lien à cette personne : il ouvre la plateforme avec son email déjà rempli sur l’écran de connexion, où elle peut aussi s’inscrire si elle n’a pas encore de compte. Elle accepte ensuite l’invitation (voir Se connecter et accepter vos invitations).

6. Voir le nouveau membre

Dès qu’une personne accepte, son invitation quitte la liste en attente et elle apparaît dans la grille des membres avec son nom et le badge Admin. Le Owner de l’espace de travail porte une couronne, les admins une étoile. Cliquez sur la carte d’un membre pour ouvrir sa page de détail et vérifier à quels agents il a accès. Si la personne refuse, l’invitation quitte simplement la liste en attente.

7. Supprimer une invitation ou retirer un membre

Pour annuler une invitation sans réponse, cliquez sur l’icône corbeille (Supprimer l’invitation) de sa carte. La boîte de dialogue Supprimer l’invitation ? prévient que la personne ne pourra plus l’accepter. Cliquez sur Confirmer.

Pour retirer une personne qui a déjà rejoint l’espace, cliquez sur l’icône corbeille de sa carte. Une boîte de dialogue de confirmation (Retirer nom ?) précise que le membre sera retiré et que l’action est irréversible. Cliquez sur Retirer pour confirmer. Vous ne pouvez pas retirer le Owner de l’espace de travail ni vous-même.

Conseils

• Vérifiez chaque Adresse email avant de cliquer sur Inviter : l’invitation part exactement à ce que vous saisissez, et l’adresse doit correspondre au compte de l’organisation de la personne.
• Invitez plusieurs personnes en une fois en saisissant plusieurs puces email avant de cliquer sur Inviter.
• Pour donner accès à un seul agent, utilisez plutôt Inviter un utilisateur.

Dépannage

• L’invitation reste en attente. La personne n’a pas encore accepté. Rappelez-lui de se connecter avec le compte de son organisation, avec l’email que vous avez invité, puis de cliquer sur Accepter sur la page d’accueil.
• La personne voit Pas encore d’accès. Elle s’est connectée avec un autre email que celui invité, ou son fournisseur d’identité ne l’a pas vérifié. Supprimez l’invitation et invitez l’adresse du compte de son organisation.
• J’ai invité la mauvaise adresse. Cliquez sur l’icône corbeille de cette invitation en attente et confirmez, puis invitez la bonne adresse email.
• La personne a refusé par erreur. Invitez-la à nouveau ; une nouvelle invitation en attente apparaît.
• Certaines cartes affichent Jamais connecté. Ces personnes ont reçu l’accès avant l’arrivée des invitations et ne se sont pas connectées depuis. Elles ont déjà accès et n’ont qu’à se connecter.
• Je ne peux pas retirer un membre. L’icône corbeille n’est pas disponible pour le Owner de l’espace de travail ni pour votre propre compte.
• Je ne vois pas la page Membres. Vous devez avoir accès aux paramètres de l’espace de travail ; demandez au Owner de l’espace de travail si elle n’est pas visible.